background

Procountor Integraatio Dream Factorylle

Dream Factory Siirtää Myyntilaskut Automaattisesti

Dream Factory on suomalainen tapahtumatuotanto yritys, joka on rakentanut ja somistanut satoja erilaisia yritystapahtumia eri puolilla Suomea ja Eurooppaa.

Monen muun suomalaisen ja pohjoismaisen yrityksen tavoin myös Dream Factory käyttää Finagon Procountoria, sähköisen taloushallinnon järjestelmää.

Finago on sähköisen taloushallinnon edelläkävijä, joka haluaa auttaa asiakkaitaan menestymään. Yli 120 000 yrityksen kirjanpito hoidetaan Finagon ohjelmistoilla ja 1400 tilitoimistoa käyttää Finagon ohjelmistoja.

 

Miksi Dream Factory kääntyi Youredin puoleen?

Procountor on helppokäyttöinen ohjelmisto, jolla on satoja tuhansia käyttäjiä, mutta myyntilaskujen vieminen liiketoiminnan hallintajärjestelmistä ja toiminnanohjausjärjestelmistä (ERP) Procountoriin tapahtuu manuaalisesti. Tämä ei ole ongelma silloin kun käsiteltävien laskujen määrä on pieni, mutta volyymien kasvaessa laskujen vieminen käsin muuttuu työlääksi.

Myyntilaskujen siirron nopeuttamiseksi ja automatisoimiseksi Dream Factory otti yhteyttä Yourediin, integraatiopalvelujen tarjoajaan, jonka erikoisalaa on järjestelmien yhdistäminen toisiinsa sekä missä tahansa formaatissa olevan datan siirtäminen.

Dream Factory käyttää Scoroa, monipuolista liiketoiminnan hallintaohjelmistoa, joka sujuvoittaa tiimien yhteistyötä, tekee projektinhallinnasta tehokkaampaa ja mahdollistaa myynnin seurannan.

 

Integraatioprosessi

Youredi hakee myyntilaskut Scorosta ja vie ne Procountoriin. Siirron aikana integraatiologiikkamme myös ”kääntää” laskut Procountorin tukemaan muotoon, jotta taloushallintaohjelmisto pystyy käsittelemään ne.

Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta integraatioarkkitehtiemme piti ratkaista useita haasteita. Ensin loimme yhteyden Procountorin ja Scoron tarjoaman ohjelmointirajapinnan (API) välille. Vaikka Scoro tarjoaa käyttäjilleen modernin ohjelmointirajapinnan, yksittäisellä API-kutsulla ei saatu kaikkia tietoja, joita tarvitaan Procountoriin vietäville laskuille.

Tämän ratkaistaksemme meidän piti tehdä integraatioratkaisuumme hienosäätöä. Toteuttamamme ratkaisu toimii seuraavasti:

Ensin noudamme listan kaikista uusista myyntilaskuista. Seuraavaksi listan laskut noudetaan Scoro-rajapinnasta yksitellen. Tämän jälkeen tehdään vielä muutama lisäkutsu rajapintaan, jotta saadaan kaikki tarpeellinen tieto, esimerkiksi asiakastiedot ja rivikohtaiset tuotetiedot. Kaikki nämä vaiheet tarvittiin, jotta saadaan kaikki Procountorin vaatimat tiedot.

Tämän mittatilausratkaisun lisäksi Youredi teki tietysti myös lähes kaikkiin integraatioihin liittyvät perusasiat kuten lähdejärjestelmän (Scoro) laskujen kenttien täsmäämisen kohdejärjestelmän (Procountor) vastaaviin kenttiin tarvittavine tietotyyppimuunnoksineen, autentikaation ja autorisoinnin toteuttamisen molempiin rajapintoihin sekä integraation ajastamisen suoritettavaksi tasaisin väliajoin.

 

Integraation edut

Dream Factory ymmärsi, että myyntilaskujen siirron automatisointi voisi säästää huomattavasti aikaa. Tietojen syöttäminen käsin on hidasta ja virhealtista, ja integraation myötä yritys pääsi eroon tästä taakasta. Nyt Dream Factorylla voidaan olla varmoja siitä, että kaikki laskut toimitetaan Procountoriin reaaliaikaisesti ja luotettavasti.

Dream Factorylla ei ollut sisäistä IT-tiimiä, joka olisi voinut rakentaa integraation Scoron ja Procountorin välille. Youredin iPaaS (integration platform as a service) -alustaan perustuvalla ratkaisulla integraatio näiden kahden järjestelmän välille toteutettiin ripeästi ja erittäin kilpailukykyisellä hinnalla. Scoron ja Procountorin välille rakennetun yhteyden lisäksi Youredi tarjoaa ratkaisulle tukipalvelun, jolla varmistetaan että laskut menevät perille ajallaan.

Marjo Mattsson, Dream Factoryn omistaja, toteaa:

 

”Youredi oli mainio löytö! Kun olimme toimittaneet tarvittavat tiedot Youredille, heidän integraatioarkkitehtinsa rakensi nopeasti yhteyden Scoron ja Procountorin välille, ja tiedot siirtyvät nyt järjestelmästä toiseen viivytyksettä. Palvelu on kiinteähintainen ja erittäin kustannustehokas. Nyt asianmukaiset tiedot siirtyvät Procountoriin automaattisesti ja me voimme keskittyä liiketoimintamme kasvattamiseen ja upeiden yritystapahtumien toteuttamiseen.”

 

Nyt kun Dream Factoryn kaikki myyntilaskut siirtyvät automaattisesti Scoron liiketoiminnan hallintajärjestelmästä Procountorin pilvipohjaiseen taloushallinto-ohjelmistoon, Dream Factory voi keskittyä kehittämään ydinliiketoimintaansa hallinnollisten tehtävien sijaan. Ilman myyntilaskujen syöttämistä Procountoriin käsin, Dream Factory voi tästä lähin toimia tehokkaammin ja käyttää aikansa siihen, minkä he osaavat parhaiten: mieleenpainuvien kokemusten tarjoamiseen asiakkailleen.

 

About Dream Factory 

Dream Factory Oy on perustettu vuonna 2000. Olemme rakentaneet ja somistaneet satoja erilaisia yritystapahtumia eri puolilla Suomea ja Eurooppaa. Olemme visuaaliseen tilasuunnitteluun, somistamiseen, lavastamiseen, kalustamiseen ja erilaisiin räätälöityihin ratkaisuihin erikoistunut yritys. Yritystapahtuma, messuosasto, näyttely, toimitila - teemme visuaalisen suunnittelun ja toteutuksen. 

Jokaisessa tapahtumassa ja työssä on kyse asiakkaamme brändistä ja brändin rakentamisesta. Jokainen tapahtuma on omanlainen mielenkiintoinen visuaalinen matka, jonka tarkoituksena on rakentaa yhtenäinen selkeä visuaalinen viesti ja kuva tapahtumasta asiakkaille.